Diferencias entre firma electrónica y firma electrónica avanzada

Por Pepe Toriello

La diferencia es el tipo de tecnología que usan, pero ambas tienen la misma validez jurídica.

Esto pudo haberte pasado recientemente: recibes el PDF de un contrato en tu correo, quizás de gran tamaño, y comienzas a revisarlo detenidamente.

Todo va bien hasta que llegas a la última página y te das cuenta de que la firma de este documento importante es una simple imagen escaneada.

Si firmas una hoja en blanco, la escaneas y pegas en un documento en Word, esto no es una firma válida.

Antes de entrar a detalles, empecemos con lo más básico:

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es medio de manifestación de la voluntad cuyo objetivo es identificar al firmante e indicar que aprueba la información contenida en el documento electrónico.

El Código de Comercio mexicano la define como:

«Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio. «

Al igual que una firma manuscrita, la firma electrónica tiene como función principal verificar la autenticidad del documento y su integridad.

Para comprender mejor estos conceptos, es necesario entender cómo funcionan las firmas electrónicas.

Tipos de firmas electrónicas que existen

La firma electrónica es el concepto general. Es un conjunto de datos electrónicos utilizados como medio de autenticación.

Tomando en cuenta su nivel de complejidad, yo los clasifico de la siguiente manera:

  • La firma electrónica simple utiliza otros aspectos complementarios, por ejemplo, correo electrónico o tu número de celular para poder identificar al firmante.
  • La firma digital (mejor conocida en México como firma electrónica avanzada) consiste en la aplicación de un algoritmo matemático a una representación gráfica del nombre de una persona física o moral. Así se le asigna una clave privada.

Ambas pueden ser llevadas a cabo por proveedores privados.

Si nunca has visto cómo se ve un documento firmado de forma electrónica, te dejo un ejemplo:

firma electrónica

Ver ejemplo de firma electrónica. La firma del lado izquierdo fue con FEA y la del derecho con firma electrónica simple ligada a correo electrónico.

¿Qué es una firma digitalizada?

Es importante distinguir la firma digital de una firma digitalizada.

Esta última se refiere a la digitalización de una firma manuscrita, es decir, una simple copia escaneada, la cual no tiene validez legal.

Por otro lado, están las firmas que solo haces un clic en el botón “Aceptar” para aprobar los términos y condiciones de un documento digitalizado.

Si no hay elementos para identificar al firmante, este tipo de firma no tiene validez legal.

¿Qué ventajas me ofrece la firma electrónica?

La principal razón para que una empresa comience a utilizar la firma electrónica es para agilizar sus procesos.

La gran ventaja en comparación con la manuscrita es que puedes hacerlo en cualquier lugar desde tu celular.

Si queremos ganar tiempo al momento de realizar nuestras operaciones administrativas y financieras, esta es la herramienta adecuada.

¿Quieres obtener aprobaciones y firmar documentos sin papel y en cualquier parte del mundo? Una firma electrónica es la solución que necesitas en tu empresa.

Tiene la misma validez jurídica que una firma autógrafa plasmada en papel.

Los mecanismos de verificación para confirmar su autenticidad y los medios de control para evitar modificaciones posteriores hacen que los documentos firmados de forma electrónica sean más seguros que en papel.

Los proveedores de firmas electrónicas obtienen información de los firmantes como correo electrónico, la fecha y hora de la firma, número de celular y de IP.

Posteriormente, estos datos son incluidos dentro del mismo documento firmado en forma de una certificación.

Estos documentos también son protegidos para evitar modificaciones.

Asimismo, se incluyen controles criptográficos como el uso de huellas digitales (hash) para poder garantizar la integridad de la información.

Inicio de la transformación digital

El Internet ha incorporado nuevos hábitos a nuestras vidas. Realizamos la mayor parte de nuestras tareas de forma electrónica.

Los viejos archivos de papel han quedado desfasados. Nuestras decisiones dependen de un clic.

Por esta razón, para nosotros como abogados es importante actualizarnos y aprovechar los recursos tecnológicos para mejorar nuestros procesos y mejorar la calidad de nuestros servicios.

Estas operaciones electrónicas pueden realizarse desde tu PC y lo que es mejor, desde tus dispositivos móviles como laptops, tabletas y celulares.

Agiliza tus trámites, ahorra costos, optimiza tu espacio y gestiona mejor tu tiempo con el uso de una firma electrónica en tu empresa.

La tendencia paperless en nuestras oficinas y despachos es también una idea con implicaciones ecológicas.

Dejar atrás el paso de imprimir miles de papeles para firmar es un paso gigante para el logro de este objetivo.

Preguntas frecuentes

F.A.Q.

Si claro. Te damos 30 días de prueba gratis para que puedas enviar cualquier documento a firma. Una vez que termines tu periodo de prueba, podrás contratar el plan que prefieras. Solo ten en cuenta que los documentos firmados durante el periodo de prueba no incluyen la constancia de la NOM 151.

Nuestros planes incluyen 20 documentos mensuales para envío a firma. Una vez que se envíe un documento, se descontará de tu cuenta sin importar si el documento se firma o completa. Podrás corregir un documento en viaje antes de que se complete sin que se descuente del límite de tu plan.

No, los destinatarios de sus documentos no necesitan una cuenta para firmar con Signmage. Su documento se enviará por correo electrónico o SMS y los destinatarios pueden revisar el documento y firmar sin tener una cuenta.

Sí, su plan se renovará automáticamente hasta que nos informe que desea cambiar de plan o cancelar su cuenta.

Puede cerrar o bajar de categoría su cuenta en cualquier momento desde el administrador.

Nuestra plataforma estampa la firma de todos los firmantes dentro del mismo documento en PDF. Al hacer clic en cada firma es posible verificar el medio de identidad y la constancia de la NOM 151 emitida por Cecoban PSC, cumpliendo con todos los requisitos establecidos en el Título Segundo del Código de Comercio sobre Comercio Electrónico.

No, no es necesario. Las constancias de conservación que utilizamos para los documentos son emitidas por CECOBAN PSC, autorizado por la Secretaría de Economía para emitir constancias NOM 151.

Es un mensaje de datos, firmado por un ente autorizado por la Secretaría de Economía, que permite vincular a un documento con una fecha y hora.

Ni tus claves privadas ni tus contraseñas abandonan tu dispositivo. Esto es requisito para cumplir con el Artículo 97 del Código de Comercio.

Al igual que en el mundo del papel, si una parte incumple con sus obligaciones, se debe presentar una demanda con la narrativa de todos los hechos sustentados con los documentos públicos o privados que se relacionan con él.

Para que el demandado repudie su firma en el contrato, tendrá que valorar que su afirmación en la contestación de cada hecho en la demanda Hasta ese momento es cuando necesitas explicar de qué manera se recaban las firmas y cómo puedes verificar la identidad de los firmantes en el documento electrónico.

¿Tienes más dudas?

Trabajamos junto a Red de Firmas en este Manual de Firmas Electrónicas con toda la información que necesitan tus abogados para empezar a usar firmas electrónicas en tu organización.

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