La diferencia es el tipo de tecnología que usan, pero ambas tienen la misma validez jurídica.
Esto pudo haberte pasado recientemente: recibes el PDF de un contrato en tu correo, quizás de gran tamaño, y comienzas a revisarlo detenidamente.
Todo va bien hasta que llegas a la última página y te das cuenta de que la firma de este documento importante es una simple imagen escaneada.
Si firmas una hoja en blanco, la escaneas y pegas en un documento en Word, esto no es una firma válida.
Antes de entrar a detalles, empecemos con lo más básico:
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es medio de manifestación de la voluntad cuyo objetivo es identificar al firmante e indicar que aprueba la información contenida en el documento electrónico.
El Código de Comercio mexicano la define como:
«Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio. «
Al igual que una firma manuscrita, la firma electrónica tiene como función principal verificar la autenticidad del documento y su integridad.
Para comprender mejor estos conceptos, es necesario entender cómo funcionan las firmas electrónicas.
Tipos de firmas electrónicas que existen
La firma electrónica es el concepto general. Es un conjunto de datos electrónicos utilizados como medio de autenticación.
Tomando en cuenta su nivel de complejidad, yo los clasifico de la siguiente manera:
- La firma electrónica simple utiliza otros aspectos complementarios, por ejemplo, correo electrónico o tu número de celular para poder identificar al firmante.
- La firma digital (mejor conocida en México como firma electrónica avanzada) consiste en la aplicación de un algoritmo matemático a una representación gráfica del nombre de una persona física o moral. Así se le asigna una clave privada.
Ambas pueden ser llevadas a cabo por proveedores privados.
Si nunca has visto cómo se ve un documento firmado de forma electrónica, te dejo un ejemplo:
Ver ejemplo de firma electrónica. La firma del lado izquierdo fue con FEA y la del derecho con firma electrónica simple ligada a correo electrónico.
¿Qué es una firma digitalizada?
Es importante distinguir la firma digital de una firma digitalizada.
Esta última se refiere a la digitalización de una firma manuscrita, es decir, una simple copia escaneada, la cual no tiene validez legal.
Por otro lado, están las firmas que solo haces un clic en el botón “Aceptar” para aprobar los términos y condiciones de un documento digitalizado.
Si no hay elementos para identificar al firmante, este tipo de firma no tiene validez legal.
¿Qué ventajas me ofrece la firma electrónica?
La principal razón para que una empresa comience a utilizar la firma electrónica es para agilizar sus procesos.
La gran ventaja en comparación con la manuscrita es que puedes hacerlo en cualquier lugar desde tu celular.
Si queremos ganar tiempo al momento de realizar nuestras operaciones administrativas y financieras, esta es la herramienta adecuada.
¿Quieres obtener aprobaciones y firmar documentos sin papel y en cualquier parte del mundo? Una firma electrónica es la solución que necesitas en tu empresa.
Tiene la misma validez jurídica que una firma autógrafa plasmada en papel.
Los mecanismos de verificación para confirmar su autenticidad y los medios de control para evitar modificaciones posteriores hacen que los documentos firmados de forma electrónica sean más seguros que en papel.
Los proveedores de firmas electrónicas obtienen información de los firmantes como correo electrónico, la fecha y hora de la firma, número de celular y de IP.
Posteriormente, estos datos son incluidos dentro del mismo documento firmado en forma de una certificación.
Estos documentos también son protegidos para evitar modificaciones.
Asimismo, se incluyen controles criptográficos como el uso de huellas digitales (hash) para poder garantizar la integridad de la información.
Inicio de la transformación digital
El Internet ha incorporado nuevos hábitos a nuestras vidas. Realizamos la mayor parte de nuestras tareas de forma electrónica.
Los viejos archivos de papel han quedado desfasados. Nuestras decisiones dependen de un clic.
Por esta razón, para nosotros como abogados es importante actualizarnos y aprovechar los recursos tecnológicos para mejorar nuestros procesos y mejorar la calidad de nuestros servicios.
Estas operaciones electrónicas pueden realizarse desde tu PC y lo que es mejor, desde tus dispositivos móviles como laptops, tabletas y celulares.
Agiliza tus trámites, ahorra costos, optimiza tu espacio y gestiona mejor tu tiempo con el uso de una firma electrónica en tu empresa.
La tendencia paperless en nuestras oficinas y despachos es también una idea con implicaciones ecológicas.
Dejar atrás el paso de imprimir miles de papeles para firmar es un paso gigante para el logro de este objetivo.
